Reuniones Productivas

La forma de cómo planificamos, ejecutamos y damos seguimiento a nuestras reuniones pueden decir mucho acerca de nosotros profesionalmente. De hecho, si usted está en una posición de liderazgo como gerente de proyecto, su capacidad para llevar adelante reuniones productivas y significativas sin hacerle perder tiempo a la gente es muy importante. Se puede crear rápidamente una reputación profesional positiva o negativa basada en su capacidad de gestionar las reuniones. Si lo hace bien, obtendrá la información correcta de las personas adecuadas y será un mejor líder y gerente de proyectos. En este artículo comento sobre ocho reglas a seguir para gestionar reuniones productivas. Leer más aquí

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Claves para Reportes y Comunicaciones Eficientes

Independientemente del tipo de proyecto y el Cliente, siempre en algún momento los gerentes de proyecto necesitan informar a los interesados sobre el estado y avance del mismo. Conozca cuales son las claves más importantes que deben tomarse en cuenta a la hora de realizar este tipo de reuniones, cómo enfocarlas y qué tipo de información presentar. Además una explicación breve sobre la importancia de entender y utilizar correctamente el “elevator picth”. Leer más

Manejo efectivo de Quejas y Reclamos

En un artículo anterior hacíamos referencia a la aptitud de manejar los conflictos y cuales eran las causas de tensión que generaban los mismos. Otra causa frecuente de conflictos ocurre cuando no sabemos manejar las quejas o reclamos en forma efectiva, sean estas del grupo, colegas o más precisamente de nuestros clientes. La mayoría de nosotros adoptamos una reacción negativa ante las quejas o reclamos, ya sean internas o externas. Y si la queja proviene de un trabajo o servicio del cual somos responsables directos, normalmente optamos por la defensiva o vemos a la misma como injustificada. Sin embargo uno tiene que aprender a filtrar aquellas quejas o reclamos que verdaderamente nos sirven para mejorar. Qué es exactamente una queja ? Deberíamos verla siempre como algo negativo ? En el libro de Janelle Barlow y Claus Moller de servicios al cliente titulado “Una queja es un regalo”, se la define como una declaración acerca de una expectativa que no ha sido cumplida. Sólamente para alumnos

Why every Project needs a brand ?

Los productos tienen marcas, los servicios tienen marcas, las empresas tienen marcas e incluso como publicamos en un artículo anterior, el PM debería tener su propia marca. Una marca puede ser definida como una propuesta de valor única, expresada de una manera relevante y diferencial de forma tal, que se crea una preferencia y lealtad entre del público clave. Por qué es importante una marca en un proyecto? Cómo pueden los líderes conseguir el nivel adecuado de atención, recursos y apoyo para sus proyectos? Los líderes de proyecto deben articular los mensajes centrales acerca de sus proyectos al público adecuado. Con un buen “branding” del proyecto, será más fácil tener éxito (al menos internamente). Lea más

El Mapa de Influencias

Los mapas de influencia son importantes modelos visuales de las personas claves que usted tiene dentro del proyecto y las relaciones que existen entre ellas y pueden impactarlo. (no cometa el error de pensar que la jerarquía o las líneas tradicionales de autoridad que muestra un organigrama son siempre las vías por las cuales se toman las decisiones). Siempre es necesario analizar y descubrir las relaciones subyacentes y la influencia que los principales interesados tienen en el proyecto. Con esta información, usted puede aprovechar las fuentes reales de poder y persuasión. Si bien esto es algo que la gente hace intuitivamente en proyectos pequeños, es algo que tendrá que hacer activamente para proyectos más grandes. Esta es una herramienta que le permite mejorar el estudio de este tema. Leer más.

Correo Electrónico: cuanto estrés laboral puede producir ?

El correo electrónico es una de las formas más comunes de comunicación escrita que se utiliza en el trabajo, y ofrece varias ventajas tales como, poder enviar un mensaje a diferentes personas al mismo tiempo, poder enviar tantos mensajes como uno desee, comunicarse con personas en distintos lugares físicos o geográficos, deja un registro y un respaldo formal de las comunicaciones, etc. La mala noticia es que, contrario a lo que se piensa, este recurso del mundo moderno no nos vuelve más productivos en la oficina. De hecho, todos somos víctimas de la perpetua interrupción del correo electrónico. Cada día hay más estrés en nuestras jornadas de trabajo diarias y una de las oportunidades de reducirla tiene que ver con la gerencia del tiempo sobre las lecturas o envíos del correo electrónico. Las buenas prácticas en el manejo del email pueden optimizar el uso del tiempo en el trabajo y, como consecuencia, se puede reducir el estrés, optimizando simplemente la carga de correos electrónicos que cada día muchos profesionales deben gerenciar. Leer más

Reportes y Gestión de Documentos

Cuando se planifica el proceso de Comunicaciones se determina que información es la más valiosa para recolectar y suministrar a los interesados. Del mismo modo cuando el PM planifica su proyecto determina que elementos y documentos serán los más importantes para luego seguir controlando de cerca la ejecución del mismo. No existe un consenso sobre cuales deben ser los documentos primarios del PM dado que depende mucho del proyecto y la organización, pero cuando se tiene un proyecto por delante cuáles serían aquellos reportes y comunicaciones esenciales que debería tener en cuenta todo Project Manager?. Alumnos solamente

Comunicación Proactiva

Nos guste o no, la comunicación es uno de los principales procesos de gestión del proyecto. Usted está gestionando un proyecto, trabajando en la solución de problemas, liderando el equipo, y tratando de que todo el trabajo sea realizado a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, cuando su jefe o su cliente le preguntan cómo va el proyecto, la respuesta clásica es simplemente “todo bien”. Muchos gerentes de proyectos tratan de comunicarse con el mínimo esfuerzo posible y en el menor número de palabras. Parte de esta indecisión es la falta de comodidad con la comunicación escrita y verbal en general. También podría ser que la mayoría de los directores de proyectos simplemente no entienden el valor que proporciona la comunicación proactiva dentro de un proyecto. Dentro de la vorágine de los proyectos la comunicación se vuelve compleja, limitada por los obstáculos y por un tiempo para interactuar con las partes interesadas que puede ser fácilmente superable si ponemos la debida atención a la forma de expresarnos.Leer más