Plan de Recursos Humanos: Descripción de Roles y Puestos

El PMBOK® describe como herramientas para la descripción de posiciones y puestos diversos formatos que ayudan a documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo de trabajo. La mayoria de los formatos se encuadra en alguno de los tres tipos siguientes: Jerárquico (Organigrama), Matricial y de tipo texto (Job Description). Uno de los más discutidos es la Matriz de Asignación de Responsabilidades,. muy importante para un proyecto, sobre todo en los recursos de planificación, presupuestos y planificación, y en el hecho de que está escrita en base a una completa WBS, para cada paquete de trabajo. Desde ese punto de vista estoy encuentro a la matriz RACI como valiosa y oportuna en un ciclo de vida del proyecto para establecer responsabilidades mayores responsabilidades. Pero para rendición de cuentas detallada de cada tarea, normalmente se describen en el cronograma del proyecto. En realidad lo importante aquí es que no debe existir confusiones entre las tareas, responsabilidades y roles de cada miembro del equipo de trabajo y evitar que nadie diga “ese no es mi trabajo”. Desde ese punto de vista la Descripción de Trabajo o “Job Description” es el informe más completo. Leer más>

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Consideraciones sobre Team-Working

Manejar proyectos significa manejar personas. Considero personalmente que una de las primeras actividades de iniciar un proyecto es determinar claramente el alcance y los objetivos del mismo y luego planificar cual será el equipo de trabajo. Si bien de acuerdo a la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK®) los procesos de Desarrollar y Manejar el Equipo de Trabajo se realizan durante la fase de ejecución del proyecto, muy probablemente sea valioso tener claramente en cuenta algunos aspectos críticos respecto de lo que significa el armado de un “equipo de trabajo”. El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente. El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones individuales. Un grupo de personas trabajando juntas en la misma materia, pero sin ninguna coordinación entre ellos, en la que cada uno realiza su trabajo de forma individual y sin que le afecte el trabajo del resto de compañeros, no forma un equipo. El trabajo en equipo se basa en las “6 C”: Colaboración, Cooperación, Coordinación, Comunicación, Confianza y Compromiso. El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa. En este artículo presento algunas consideraciones importantes en el armado de un efectivo equipo de trabajo: Tamaño, Team Building y Compromiso. Leer más

TimeSheet

El Timesheet es básicamente una herramienta que permite rastrear donde se está consumiendo el tiempo en el proyecto, cuánto demoran las tareas en finalizar y en qué tareas exactamente está trabajando cada recurso. En definitiva se trata de un parte de horas, un método para registrar la cantidad de tiempo que cada trabajador ha dedicado a cada tarea del proyecto. Pero lo más importante es que mucha información respecto del estado actual del presupuesto se construye justamente con dicha herramienta. Métricas como el WIP y cómo detectarlo pueden obtenerse de la misma. Si bien todos sabemos que existen aspectos negativos en la implementación de este tipo de herramientas, dado que cuentan con una gran resistencia y desconfianza por parte de los recursos, lo cierto es que llevar un control del estado de horas consumidas por cada tarea es fundamental para registrar los números actuales del presupuesto contra los estimados y al final del proyecto poder ser utilizada como una herramienta más de lecciones aprendidas. Leer más

Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM)

Una de las herramientas utilizadas en el proceso de Desarrollar el Plan de Recursos Humanos son los Organigramas y las Descripciones de los Puestos. Existen diversos formatos para documentar los roles y las responsabilidades, uno de ellos es la Matriz de asignación de responsabilidades (RAM) que se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades o los paquetes de trabajo y los miembros del equipo del proyecto. El formato matricial muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas las personas asociadas con una actividad. Esto asegura que haya una sola persona encargada de rendir cuentas por una tarea determinada a fin de evitar confusiones. El objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequivoco y de que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades. Leer más

Manejo efectivo de Quejas y Reclamos

En un artículo anterior hacíamos referencia a la aptitud de manejar los conflictos y cuales eran las causas de tensión que generaban los mismos. Otra causa frecuente de conflictos ocurre cuando no sabemos manejar las quejas o reclamos en forma efectiva, sean estas del grupo, colegas o más precisamente de nuestros clientes. La mayoría de nosotros adoptamos una reacción negativa ante las quejas o reclamos, ya sean internas o externas. Y si la queja proviene de un trabajo o servicio del cual somos responsables directos, normalmente optamos por la defensiva o vemos a la misma como injustificada. Sin embargo uno tiene que aprender a filtrar aquellas quejas o reclamos que verdaderamente nos sirven para mejorar. Qué es exactamente una queja ? Deberíamos verla siempre como algo negativo ? En el libro de Janelle Barlow y Claus Moller de servicios al cliente titulado “Una queja es un regalo”, se la define como una declaración acerca de una expectativa que no ha sido cumplida. Sólamente para alumnos

Trabajar bajo Presión

Si busca empleo, observe la frase “Capacidad de trabajar bajo presión” en casi todos los anuncios clasificados cuando solicitan gerente de proyectos. Tal capacidad se ha convertido en un requisito casi indispensable para desempeñar cualquier trabajo. El desarrollo de toda tarea o actividad de tipo laboral ya implica una dosis mayor o menor –pero siempre presente- de presión, generada por la incertidumbre sobre el éxito o fracaso que constituya el resultado. Pero el hecho de que este rasgo sea señalado como una cualidad sobresaliente implica como decía un artículo del diario “La Nación” que el mundo se ha puesto patas arriba. Trabajar bajo presión no debe ser visto como una virtud sino todo lo contrario y en este informe tratamos de resumir algunos conceptos importantes al respecto. Leer más

Human Resource in Project Management

Como sabemos los recursos humanos son una parte importante del éxito de un proyecto. La gestión de los recursos humanos en un proyecto tiene un impacto importante en el éxito o fracaso del mismo. Este artículo del PM World Today escrito por Sujit Mishra nos brinda una una visión general de los procesos de recursos humanos en un proyecto y parte de la base que están fuertemente influenciados por las políticas de recursos humanos y los procedimientos de la organización ejecutante. Se ha escrito mucho sobre cómo manejar a la gente en un proyecto, liderazgo, la comunicación, la delegación, la motivación, el trabajo en equipo, la contratación, la evaluación, etc, y el director del proyecto debe estar familiarizado con estas técnicas. La naturaleza temporal de los proyectos significa que las relaciones personales y organizacionales en general, también serán temporales y, a menudo, nuevas. Los procesos relacionados con la gestión del personal deben abordar estas relaciones transitorias. Tanto la naturaleza y el número de personas involucradas en un proyecto van cambiando a medida que el proyecto transcurre su ciclo de vida. Por otra parte muchas actividades de gestión de los recursos humanos son a menudo compartidas entre el gerente de proyecto y otros gerentes funcionales dentro de la organización ejecutora. El articulo describe detalladamente los procesos requeridos para coordinar los recursos humanos en un proyecto, tales como la planificación, obtención, orientación, asignación y liberación del personal (en inglés). Leer más

Cómo trabajar con Equipos Virtuales

No se puede olvidar de que todo proyecto tiene un ingrediente fundamental en su planificación y ejecución: ¡el ser humano!. Es importante que el gerente perciba las realizaciones de su equipo, valorándolas y premidando a los profesionales por su desempeño, con criterio y justicia, crear un clima de confianza y permitir la asimilación de la existencia de políticas de valoración profesional. El problema surge en la gestión de los recursos humanos de proyectos “multipaíses”, en los cuales los equipos son virtuales, los profesionales están involucrados en el mismo proyecto, pero, físicamente en lugares diferentes. Las diferencias son grandes en muchos aspectos operacionales y culturales: huso horario, feriados, horario de la jornada de trabajo y de almuerzo, comunicación oral y escrita, valores, idiomas, entre otros. Todos estos factores deben ser considerados en el momento de la planificación de un proyecto, en la elaboración de cronogramas de trabajo y en la determinación de las fechas de las reuniones de progreso, entre otras. Leer más

Recursos Propios o Contratados ?

Personalmente me ha ocurrido en muchos proyectos tener que decidir si emplear recursos propios de la compañía o adquirir los mismos como personal contratado en alguna agencia. Es difícil dar consejos acerca de si un contratista o un empleado debe ser utilizado en un trabajo en particular sin saber sobre la estrategia de manejo de personal que la empresa tiene en su conjunto. Por supuesto que siempre dependerá del tipo de trabajo y la disponibilidad o no de dichos recursos. No obstante esto existen consideraciones legales, de costo, de proyecto y otras que uno debería conocer previo a discutir sobre que tipo de recursos usted necesita para su proyecto.Leer más